I PUNTI FONDAMENTALI
Verranno stabiliti i colori dell'evento, i loghi da inserire e verrà decisa la barra superiore, il ticker a scorrimento inferiore e i banner da trasmettere durante il live. Una copertina YouTube e ulteriori cartelli devono essere chiari, con testo leggibile, immagini accattivanti, branding coerente e dimensioni 1920x1080 px per attirare e comunicare subito. Non vanno sovvracaricati di informazioni. L'implementazione dell'illuminazione, del timer, del monitor di cortesia e del teleprompter in un evento live WebTV garantisce precisione, fluidità nell'esposizione e coinvolgimento del pubblico. Bisogna puntare a stabilire una buona interazione tra tutti gli attori dell'evento: tecnici, relatori e pubblico, sia presente che collegato via WebTV. Per far fronte agli imprevisti occorre avere pronte persone che possano essere chiamate in causa all'evenienza. Potremmo chiamarlo il piano B.
Per un evento live o WebTV, occorre un titolo accattivante, una descrizione chiara, selezionare 20 keywords pertinenti e aggiungere 3 hashtag per massimizzare la visibilità durante la fase di promozione Seguire i commenti successivi all'evento e rispondere alle domande anche se poste successivamente. Importante dare grande visibilità al tutto con l'uso di newsletter e post sui social. Durante lo svolgimento dell'evento si può incentivare la partecipazione del pubblico sia con domande ma anche con sondaggi live, creando momenti clou nei quali divulgare i risultati.
Pianificazione, definizione dei ruoli: presentatore, moderatore, relatore, e gestione social. L'audio in sala prevedrà musica, microfoni e suono dai video. Proiezione in sala dei contenuti e del program generale.
PRODUZIONE DI UNA BUONA SCALETTA
Coordinazione: Permette a tutti i partecipanti (relatori, tecnici, moderatori) di sapere quando intervenire, evitando confusione e ritardi.
Gestione del tempo: Aiuta a rispettare i tempi previsti per ogni intervento, evitando sforamenti e mantenendo il ritmo dell’evento.
Flusso ordinato: Assicura che i contenuti vengano presentati in modo logico e coerente, facilitando la comprensione del pubblico.
Riduzione degli imprevisti: Prevede le fasi critiche dell'evento e permette di gestire meglio eventuali problemi tecnici o organizzativi.
Regia e produzione: La regia può sincronizzare luci, audio e video con precisione, offrendo una migliore esperienza visiva e sonora.
Una scaletta dettagliata permette di assicurare i corretti sottopancia; è uno strumento indispensabile per la buona riuscita di un evento.